Giriş

Günümüz iş dünyasında dijitalleşme, şirketlerin muhasebe ve belge yönetim süreçlerini önemli ölçüde dönüştürmektedir. Bu kapsamda, 14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” ile ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına yönelik önemli düzenlemeler getirilmiştir. Bu makalede, söz konusu Tebliğ’in kapsamı, yükümlülükleri ve hukuki sonuçları ele alınacaktır.

Amaç

Tebliğin amacı, 13 Ocak 2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen ticari defterleri elektronik ortamda tutmakla yükümlü olan ticaret şirketlerinin belirlenmesi ve bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazına ilişkin usul ve esasların düzenlenmesidir. Ayrıca, elektronik sistemin işleyişine yönelik kurallar belirlenerek şirketlerin dijital dönüşüm süreçlerine uyumu sağlanmaktadır.

Kapsam

Tebliğ, şirketlerin aşağıda belirtilen ticari defterlerini elektronik ortamda tutmalarına ilişkin düzenlemeleri içermektedir:

  • Pay defteri,
  • Yönetim kurulu karar defteri,
  • Müdürler kurulu karar defteri,
  • Genel kurul toplantı ve müzakere defteri. Bu düzenleme, muhasebe kayıtlarını kapsamamakta olup yalnızca işletmenin muhasebesiyle doğrudan ilgili olmayan ticari defterleri konu almaktadır.

Elektronik Ortamda Defter Tutma Yükümlülüğü

Tebliğ uyarınca, aşağıdaki şirketler belirlenen ticari defterleri elektronik ortamda tutmakla yükümlüdür:

  • 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler,
  • 15 Kasım 2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ’in 5. maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler.

Bu kategoriler dışında kalan şirketler ise ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda tutabilirler. Ancak, elektronik ortamda defter tutmaya başlayan şirketler, herhangi bir nedenle tekrar fiziki defter tutma uygulamasına dönemezler. Ayrıca, elektronik ortamda tutulan defterler, kanunen geçerli sayılan resmi defterler olup bunlar için açılış ve kapanış onayı aranmaz.

Sistemin İşleyişi ve Kullanıcı Tanımlamaları

Tebliğ kapsamında elektronik defter sistemine dahil olacak şirketler, Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ne (MERSİS) kayıtlı olmak zorundadır. Kullanıcılar, sistemde tanımlandıktan sonra işlemlerini elektronik ortamda gerçekleştirebileceklerdir.

  • Eğer form fiziki ortamda oluşturulmuşsa, şirketin kuruluşunu tescil edecek ticaret sicili müdürlüğüne kuruluş belgeleri arasında sunulmalıdır.
  • Sistemde kayıtlı kullanıcı bilgileri değiştirildiğinde, bu değişiklikler noter veya ticaret sicili müdürlüğü aracılığıyla gerçekleştirilebileceği gibi, Bakanlık tarafından belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde elektronik ortamda da yapılabilir.

Hukuki Sorumluluk

Elektronik ortamda tutulan defterlerde yapılan kayıtların doğruluğundan şirketin yönetim organı üyeleri ve yöneticileri sorumlu olacaktır. Defterlerde oluşabilecek eksiklikler veya hatalar nedeniyle ortaya çıkabilecek zararlarda, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 553. maddesi hükümleri uygulanacaktır. Bu madde uyarınca, şirket yöneticileri ve yönetim kurulu üyeleri, şirketin hukuki ve mali yükümlülüklerine uygun hareket etmekle mükelleftir.

Geçiş Süreci ve Yürürlük Tarihi

Tebliğ, şirketlerin elektronik defter sistemine uyum sağlamaları için bir geçiş süreci öngörmektedir. Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon tamamlanana kadar, 6102 sayılı Kanun’un 1527. maddesi çerçevesinde alınan kararlar, kullanıcılar tarafından sisteme manuel olarak aktarılacaktır. Bu süreç tamamlandığında, sistem tamamen otomatik hale gelecek ve tüm işlemler dijital ortamda gerçekleştirilecektir.

Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek olup, belirtilen tarihten itibaren tüm şirketlerin Tebliğ’de öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmesi gerekmektedir.

Conclusion

Elektronik ortamda ticari defter tutulmasına ilişkin bu yeni düzenleme, ticaret şirketlerinin dijitalleşme sürecine uyum sağlamalarını teşvik eden önemli bir adımdır. Elektronik sistemin sağladığı kolaylıklar sayesinde, defter kayıtlarının daha güvenilir, hızlı ve denetlenebilir hale gelmesi hedeflenmektedir. Şirketlerin, Tebliğ’in yürürlüğe gireceği 1 Temmuz 2025 tarihine kadar gerekli hazırlıkları tamamlamaları ve sistemle ilgili gereklilikleri yerine getirmeleri büyük önem taşımaktadır.